28 grudnia 2017 r zakończył się w Urzędzie Miasta Milanówka audyt wewnętrzny zarządzony przez panią Burmistrz w Referacie Technicznej Obsługi Miasta. Wynik był negatywny i posłużył do uruchomienia serii zmian na stanowiskach kierowniczych: odwołanie kierownika TOM, wiceburmistrz zostanie głównym specjalistą w TOM, a nowy wiceburmistrz będzie kierownikiem TOM. Proszę zgadywać: czy po takich zmianach wynik audytu TOM byłby już teraz pozytywny?

Celem audytu była (cytat ze sprawozdania audytora): Realizacja zadań Referatu Technicznej Obsługi Miasta. Analiza działalności Referatu TOM w celu dostarczenia Burmistrzowi Miasta Milanówka oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w obszarze objętym zadaniem zapewniającym pod względem adekwatności, skuteczności i efektywności (zgodnie z art. 272 ust.l i 2 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych - UOFP2)

Już samo sformułowanie celu audytu przytoczone powyżej, a zaczerpnięte dosłownie ze sprawozdania audytora spowodowało moją lekką konsternację. Czuję dyskomfort, gdy po przeczytaniu po raz piąty zdania, napisanego w języku, który miałem na maturze – nic nie rozumiem. Toteż sięgnąłem do literatury, aby sprawdzić, czy dobrze rozumiem choćby pojedyncze słowa, np. „audyt”. Wychodzi na to, że podstawowym zadaniem audytora wewnętrznego jest ocena kontroli zarządczej. Oznacza to, że audyt nie polega tylko na wykryciu błędów i braków realizacji zadań audytowanej komórki lecz przede wszystkim badaniu ich przyczyn po stronie zarządczej i usuwaniu ryzyka tych błędów na przyszłość. Przez stronę zarządczą rozumiem bezpośredniego kierownika komórki jak i jego zwierzchników w ramach jednostki JST (gminy) – w tym przypadku z-cy Burmistrza i Burmistrza.

W wyniku audytu p. Burmistrz podjęła decyzje personalne 1 lutego 2018 r., a Rada Miasta została podobno poinformowana o tym dopiero 15 lutego na Sesji RM. Informacja była następująca:  (https://milanowek.pl/strefa-mieszkanca/urzad-miasta/aktualnosci/10422-oswiadczenie).

Cytuję fragmenty: „ … Pan Łukasz Stępień to dobry fachowiec z ogromnym potencjałem, którego jednak nie mógł wykorzystać, pełniąc obowiązki Zastępcy Burmistrza. W związku z tym został przesunięty na stanowisko Głównego Specjalisty w Referacie Technicznej Obsługi Miasta, gdzie będzie czuwał nad finansowo-organizacyjną stroną wszystkich toczących się i planowanych inwestycji. …”

„ … To dynamiczny okres, który jest też sprawdzianem dla osób odpowiedzialnych za powodzenie tych działań. Wymaga determinacji, zdecydowania i umiejętności komunikowania się z ludźmi. Stąd też moja kolejna decyzja o odwołaniu ze stanowiska Kierownika Referatu Technicznej Obsługi Miasta Pana Adama Adamczyka. Waga realizacji zadań skłoniła mnie do zmiany organizacji zarządzania inwestycjami i skupienia w jednym ręku decyzji i odpowiedzialności. Zatem Zastępca Burmistrza będzie pełnił automatycznie funkcję kierownika Technicznej Obsługi Miasta.”

Powołując na stanowisko zastępcy burmistrza p. Łukasza Stępnia pani Burmistrz napisała: (5 luty 2015 r): „Pan Łukasz pracuje w naszym urzędzie nie od wczoraj. Wcześniej zajmował stanowisko kierownika Referatu Pozyskiwania Funduszy Zewnętrznych, więc doskonale zna specyfikę pracy urzędniczej, a co najważniejsze posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie”. Nie udało mi się znaleźć na stronie internetowej UM Milanówek informacji, jakiej dziedziny dotyczy wiedza i doświadczenie pana Stępnia. Pozostaje więc opinia pani Burmistrz, która nic nie mówi o przygotowaniu budowlanym czy ogólniej - technicznym. Logiczne jest więc, że w TOM jako Główny Specjalista może się on zająć „stroną finansowo-organizacyjną”, ale jaka wobec tego będzie rola z-cy Burmistrza jako kierownika TOM? Mówi się „na mieście”, że dodatkowo planowaniem inwestycji drogowych mają zająć się społeczne komitety drogowe. Więc, czy nie za dużo kucharek?

A konkretną robotą merytoryczną będzie zajmować się przeciążony zespół TOM, którego członkowie nie posiadają właściwych uprawnień (stwierdzenia zawarte w sprawozdaniu audytora), łatając dziury zleceniami zewnętrznymi (ekspertyzy – np.: Usługi doradztwa technicznego w zakresie dróg Biuro Inżynierskie Marcin Płużyński luty –grudzień 2017r za 67201,72 zł., projekty wariantowe przeznaczone „na półkę”) nadwyrężającymi i tak niewystarczający budżet TOM (to także audytor wskazuje jako przyczynę złej pracy Referatu). Żeby przybliżyć wątek merytoryczny pracy TOM zajmę się analizą wniosków zawartych w sprawozdaniu audytora. Całe sprawozdanie ma 26 stron, więc oszczędzę czytelnikowi szczegółów.

Badanie dotyczyło pięciu obszarów:

1. Utrzymanie prawidłowego stanu technicznego - kontrole okresowe obiektów budowlanych - Zgodnie z wyjaśnieniami Kierownika Referatu Technicznej Obsługi Miasta kontrole okresowe roczne dróg oraz roczne i pięcioletnie kontrole innych niż drogi obiektów budowlanych nie były przeprowadzone z uwagi na brak środków finansowych przeznaczonych na ten cel. Do kontroli obiektów powołano osoby nie posiadające odpowiednich uprawnień.
2. Utrzymanie prawidłowego stanu technicznego obiektów budowlanych prowadzenie książek obiektów budowlanych - Zgodnie z wyjaśnieniami Kierownika Referatu TOM książki obiektów budowlanych nie są prowadzone ze względu na zbyt duże obciążenie pracą osób zatrudnionych w ww. komórce organizacyjnej.
3. Utrzymanie prawidłowego stanu technicznego obiektów budowlanych - prowadzenie książek i dzienników objazdów dróg - zgodnie z wyjaśnieniami pracowników Referatu TOM książki dróg i dzienniki objazdów nie są prowadzone ponieważ nie mają tego zadania w zakresie swoich obowiązków.
4. Zamówienia publiczne (zadania realizowane przez Referat TOM) - zgodnie z wyjaśnieniami Kierownika Referatu TOM przyczyną uchybień było znaczne obciążenie pracowników zadaniami.
5. Terminowość obiegu dokumentów - Zgodnie z wyjaśnieniami kierującego Referatem TOM, zwłoka w przekazaniu dokumentów wynika z nadmiernego obciążenia pracą osób zatrudnionych w ww. komórce organizacyjnej.

Co warta jest taka analiza oparta wyłącznie na wyjaśnieniach kierownika komórki audytowanej? Część opisowa sprawozdania, poza wykazem zaniedbań, nie wnosi nic ponadto. Wobec tego, że w sprawozdaniu brak zastrzeżeń kierownika TOM w odniesieniu takiej diagnozy, powstaje pytanie: czy wykazywane przyczyny uchybień były sygnalizowane zwierzchnikom i jeśli tak, czy i jaka była ich reakcja?

A jak było z kierownikiem TOM? Pan Adamczyk był początkowo pełniącym obowiązki i dopiero po pewnym czasie został kierownikiem. Można zapytać: jeżeli nie nadawał się na to stanowisko, dlaczego nie zweryfikowano jego kompetencji przed zmianą angażu – była okazja i materiał. Już po odwołaniu w lutym 2018 r. p. Adamczyk wypowiedział się dla WPR (WPR, 7 luty 2018): „Podczas tej (jak i którejkolwiek z licznych, wcześniejszych) rozmów, z ust p. Wiesławy Kwiatkowskiej nie padły uwagi bądź sugestie dotyczące jakichkolwiek moich braków w determinacji, zdecydowaniu bądź umiejętnościach komunikowania się. Nigdy także nie usłyszałem, by waga komunalnych przedsięwzięć inwestycyjnych była przeze mnie niedoceniana. Wprost przeciwnie spotykałem się z wieloma wyrazami wsparcia zarówno dla metod jak i efektów mojej pracy, stąd moje zaskoczenie zawartymi w oświadczeniu pani Burmistrz stwierdzeniami”.

Wnioski dotyczące obszaru badań z pkt. c) (dla przypomnienia: …książki dróg i dzienniki objazdów nie są prowadzone…) wydają się być sprzeczne z informacją p. Burmistrz w lutowym „Biuletynie Miasta Milanówka”: „ … Po raz pierwszy w historii urzędu zrobiliśmy inwentaryzację wszystkich dróg, na bazie której został przygotowany plan inwestycji drogowych. Znalazły się w nim informacje na temat wszystkich ponad 220 dróg, w tym o ponad 160 drogach gruntowych. Każda droga w Milanówku ma swoją osobną teczkę, wiemy jaka jest jej szerokość, długość, nawierzchnia, wiemy czy droga ma kanalizację i wodociąg oraz ile domów jest do nich podłączona. Drogi podzieliliśmy ze względu na ich znaczenie komunikacyjne dla miasta. Poniżej tabelka, która prezentuje, na jakim etapie jest realizacja poszczególnych inwestycji drogowych. ...”

Czyli: mamy pełną inwentaryzację dróg bez książek i pracownika, który mógłby je sporządzać? Co w takim razie rozumieć przez nazwę „teczki”? Dosłownie? - tzn. okładki na dokumenty? A jeśli w tych okładkach jest podział dróg ze względu na znaczenie komunikacyjne – to może warto opublikować go na stronie internetowej Milanówka?

Zestawiając wnioski z audytu z autozachwytem nad wykonaną pracą w zakresie przygotowania inwestycji drogowych mam podejrzenie, że jakość inwentaryzacji i projektów, o których pisze pani Burmistrz, nie odbiega od poziomu reszty działalności TOM opisanego w sprawozdaniu audytora (strach pomyśleć, że te projekty będą realizowane), bo trudno uwierzyć, że pracę tę wykonała pani Burmistrz wraz z Głównym Specjalistą TOM już po odwołaniu kierownika Adama Adamczyka (kiedy?).

Pora więc na kluczowe w tej sprawie pytanie: czy od samego mieszania herbata może stać się słodsza?