Najazdy barbarzyńców za panowania Marka Aureliusza zapoczątkowały kryzys cesarstwa rzymskiego. Do dzisiaj znane jest powiedzenie o najazdach Hunów i Wandalów jako synonimie bezsensownego niszczenia wszystkiego co wiązało się z ówczesnym porządkiem starożytnego świata.
Skojarzenia te pojawiły mi się, gdy po zaprzysiężeniu nowych władz Milanówka usłyszałem, że dla „rozprawienia” się ze starym porządkiem rzeczy istnieje konieczność likwidacji Referatu Usług Wspólnych. Dlaczego trzeba zlikwidować Referat? Bo wymyśliła to burmistrz W. Kwiatkowska! Nigdy nie należałem do sympatyków burmistrz W. Kwiatkowskiej i w wielu sprawach nie zgadzaliśmy się, ale też nie można „w czambuł” kwestionować wszystkiego co powstało w ciągu ostatnich kilku latach. Ten sposób myślenia, oparty na emocjach, a nie argumentach, określić mogę jako myślenie (decyzję) barbarzyńcy.
Mam obawy czy ci, którzy tak swobodnie wypowiadają się w sprawie likwidacji Referatu Usług Wspólnych wiedzą, co to jest ekonomika i jaki wpływ ma proces zarządzania na wynik gospodarczy i efektywność pracy.
Przypomnę, że centra usług wspólnych są tworzone dla usprawnienia procesu zarządzania oraz zmniejszenia kosztów organizacji i z tego powodu pewne czynności i procesy wyodrębnione z różnych powiązanych jednostek są przenoszone i konsolidowane w jednym własnym centrum. Przy takim rozwiązaniu zadania nie są zlecane na zewnątrz (jak w przypadku outsourcingu) lecz są realizowane przez centrum, które pozostaje pod kontrolą jednostki macierzystej. Prowadzenie działalności gospodarczej czy też administracyjnej w modelu rozproszonym, tj. w ramach wielu podmiotów i najczęściej w różnych lokalizacjach, prowadzi do niewspółmiernego (w stosunku do skali działalności) rozrostu kosztów w ramach procesów wspierających działalność zasadniczą i w skali całej grupy dochodzi do powielania tych samych procesów. Prawidłowo zorganizowane centrum eliminuje powielanie czynności przez pracowników rozproszonych jednostek (np. w obszarze księgowości, obsługi płatności, kadr i płac, zamówień, usług informatycznych i prawnych) i prowadzi do usprawnienia procesów zarządzania i zmniejszenia obciążeń dla jednostek merytorycznych (obsługiwanych). Oszczędności kosztów administracyjnych sięgają średnio 30-40 proc.
Centra usług wspólnych nie są obowiązkowe i nie muszą funkcjonować jednakowo. W samorządzie centra są tworzone przede wszystkim dla placówek oświatowych, ośrodków sportowych, bibliotek, domów kultury, ośrodków pomocy społecznej. W centrum można dokonywać też wspólnych zakupów. Nie ma żadnych ograniczeń prawnych aby centrum obejmowało działalność wspomagającą urzędu i jednostek miejskich.
Oczywiście powstanie centrum, w tym w szczególności skonsolidowanie wydatków finansowych, ogranicza „władzę i wpływy” dotychczasowego decydenta. Osobiste ambicje nie powinny jednak wpływać na decyzję o powstaniu lub likwidacji centrum. Liczy się osiągnięty zysk i lepsze efekty pracy.
Na pewno Referat Usług Wspólnych w Urzędzie Miasta w Milanówku jest źle umiejscowiony, gdyż zajmuje pomieszczenia szkolne w sytuacji, gdy tych brakuje dla celów edukacyjnych. Ta sprawa jest podnoszona przez rodziców od kilkunastu miesięcy. Nie wypowiadam się w tej chwili czy RUW jako komórka był właściwie zorganizowany i zarządzany. Kwestia ta była podnoszona przez panią Ewę Kubacką, która na jednej z komisji Rady Miasta w dniu 21 listopada 2017 r. wyrażała zdziwienie, że RUW-em nie objęto jednostek kultury, a także podkreślała, że centrum usług wspólnych działa w Grodzisku Maz. od wielu lat. Odpowiadając, burmistrz W. Kwiatkowska stwierdziła, że rozszerzenie o kolejne jednostki można wykonać po analizie efektów, a na ocenę działalności RUW-u z uwagi na krótki, zaledwie 3 miesięczny okres działalności tej komórki – jest za wcześnie. Minął rok działalności RUW-u. Wobec powyższego, jako Stowarzyszenie wystąpimy do burmistrza miasta o udostępnienie założeń organizacyjnych i uwarunkowań ekonomicznych dotyczących utworzenia RUW-u oraz o przedstawienie dotychczasowych wyników działania tego Referatu i wtedy będziemy mogli ocenić prawidłowość realizacji, słusznej moim zdaniem, decyzji o potrzebie konsolidacji pewnych czynności oraz procesów administracyjnych i finansowych. Być może Referat Usług Wspólnych trzeba będzie przeorganizować, ale na pewno nie likwidować.
Referat Usług Wspólnych w Milanówku obecnie działa w ograniczonym zakresie, tj. w celu zapewnienia obsługi finansowo-księgowej jednostek oświatowych. Milanówek jest małym miastem (o niewielkim budżecie i prostych rozwiązaniach organizacyjnych) i tak naprawdę wszystkie jednostki miejskie, w różnych obszarach swojej działalności, mogą mieć jedno centrum usług wspólnych.